「我不是學OO專業的,我哪知道要怎麼跟OO領域的專家合作啊! ! !」

不知道朋友們不論是自己公司經營需求,或是在職場上遇到相關任務要找律師、會計師、建築師等等專業人士幫忙時,會不會也會有這樣的 OS 小小慌張呢? 這篇就記錄一下過往學習的心得,配合簡單易懂的例子分享,供大家參考。快來一起學習如何在下次跟專業人士溝通合作時,更有效率跟底氣!


由於業務需求,在2月底時在美國賓州註冊了我的公司 LiACE LLC。希望透過這個動作,正式化我一直在做的事情,也能開始提供以公司名義作較適合的服務,以便更好地協助合作的公司經營他們在歐美的重要外部關係。過去這幾個月忙著準備註冊資訊、商務合約等等文件,也就常常跟律師、會計師等專業人士 (professional service providers) 頻繁互動。

這次經驗,和第一次合作的專業人士們都互動的相當愉快而且非常有效率。有趣的是,過去的自己可不是如此。時間回到 6、7 年前剛出社會在新加坡 NUS Enterprise 工作時,做起相關任務實在是手忙腳亂、毫無信心… 當時要我做活動策畫、put together 給新創公司培訓計畫等等任務我都是來者不拒;唯獨,最怕被老闆叫去代表團隊跟律師敲定合約、跟室內設計師溝通新的空間的布置規劃等等任務… 每次遇到,我是硬著頭皮說聲 OK,然後心裡努力克制自己不要歇斯底里的喊一句: 「修但幾咧! 我可不是學法律/設計的,我哪知道要說什麼啊! ! !」

隔行如隔山,我幾乎可以說是這些領域的「小白」。但是工作久了,也角色互換過,常常做為提供諮詢的那一方,近年來越來越知道在跟專業人士合作時,如何才能有效率的得到我要的資訊,以及把我的訴求說明白。


深呼吸,告訴自己「我真的知道要說什麼!」

輸入/輸出示意圖
輸入/輸出示意圖

先把黑人問號收起來! 為什麼這麼說呢? 首先,我們要先了解這些專業人士是如何產生價值的。左圖是一個常見的輸入輸出示意圖,而專業人士就好比橘色的這顆「處理器」。他們可以是超級厲害的「處理器」,一下子消化、處理大量複雜的資訊;但是,如果沒有適合、正確的資訊「輸入」,再厲害的處理器,也沒辦法無中生有,給出你真正需要的「輸出」

公司是自己的、任務是自己的,自己就是最了解眉眉角角的人。所以第一件事,就是要自信一點,告訴自己「我真的知道要說什麼!」資訊都在自己腦子裏面,我們只是要花點功夫找出來,就像數據分析第一步「資料清理 (data cleaning)」一樣,整理成適當的材料做好「輸入」這個動作。


把輸入做好 — 不要太多,也不要太少

這邊用一個容易理解的例子來說明怎麼樣才是一個好的輸入。跟寫手 (copywriter)配合做文案寫作 (copywriting)。假設同一個寫手 (「處理器」不變),接到了三個不同餐飲店 A, B, C 的請求,目標都是希望寫手產出推廣內容。三個公司給的「輸入」如下,你覺得哪個公司能得到最好的「輸出」呢?



看到這邊,是不是肚子餓了呢? 回歸正傳,A過於精簡,B又過於雜亂 — 相信大家都會覺得店家C的「輸入」能取得最好的「輸出」吧? 當然,上面為了舉例方便,呈現的比較極端。但事實上,這些專業人士最頭痛的問題,從來都不是客戶對於專業領域的常識不足,而是客戶的「輸入」品質本身就不好。

再舉一個生活化一點的例子 — 試想,如果今天我們找上房仲,卻沒說明白自己的預算、需求、環境的考量是什麼,房仲最後的輸出是否能是我們滿意呢?同樣道理,我們經營上、工作上有需求,但是找律師寫合約,卻說不清楚自己幫客戶做的事情是什麼、想要合約起到哪些方面的保護作用;找設計師做看板,卻不知道自己品牌的個性是什麼;採買零件,卻沒有標準、沒有標明圖面細節公差… 往往就是過程事倍功半,結果一蹋糊塗,彼此合作注定是烏煙瘴氣。



做好盡職調查 — 疑人不用,用人不疑

準備好「輸入」之後,我們就可以開始找適當的「處理器」了。投資圈子最常聽到的一個詞之一,就是盡職調查(due diligence)。找專業人士合作,也是投資我們的時間跟金錢,有時候甚至費用非常可觀。現在資訊發達,有各式各樣的工作可以利用。比如說我這次找律師的過程中,除了從信任的朋友們獲取資訊以外,也嘗試過在當地的相關社團搜尋他人過往做商業合約推薦過的人選。鎖定目標後,除了一邊常用的 YelpGoogle Map Reviews,也花了一些時間查看了律師 Bar Association 的註冊資料,以及一些律師的評價網站如 FindLaw。最重要的是,我跟律師在合作前,就約了一個諮詢 (大多數專業人士都會提供免費諮詢的機會讓彼此試試水溫),互相「面試」評估需求跟專業的契合度。有信心之後,我們又談了費用、預計完成日期、修改次數上限等等基本問題。最後支付訂金,簽署了簡單的合作契約 (engagement letter) 把上述這些資訊記錄下來。

所謂「疑人不用,用人不疑」,信任是各種關係的基礎,委託律師或是專業人士幫忙也不例外。確認合作之後,我第一個動作便是再次通話,目的是釐清律師撰寫契約時都需要什麼資訊。接下來我就毫無保留的把所有細節都整理成郵件發給她。信任是非常重要的,找髮型師卻不信任對方的技術、找會計師卻對自己部分收入遮遮掩掩、看醫生又不好意思說出自己的隱疾… 沒有好的信任,其實回過頭來還是「輸入」會出問題,那後面自然過程跟結果都不可能順利推展。


PART I. 在這邊暫停一下。下一篇我們再來聊怎麼在過程中良好互動,提供清楚又不鑽牛角尖,具有對合作對象真正價值的 Feedback 以做為下一輪的高品質「輸入」,以求加速產出更好的結果跟「輸出」。希望看完這邊,做為甲方角色的你已經開始對進行或主導這樣的合作信心滿滿! 如果你是乙方,我也想聽聽如果真的遇到毫無方向的甲方,你如何在過程中引導對方提供你需要的輸入「輸入」!


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YT老師與商務溝通大小事

您好,我是YT! 我基於實戰經驗跟證據歸納開發的「溝通三部曲」框架,能高效率協助企業跟創業者達成商務溝通互動上最重要的三個目的:「引起興趣、共創雙贏、建立關係」。

長期旅居海外,接觸過傳統跟新創數百個大大小小公司,我總說自己是個不斷流浪的學習者。真正的商業知識只能誕生於實戰之中 -- 「溝通」這個主題也不例外。不斷流浪,與世界上來自不同角落的人們碰撞,才能在必要的時候。更精確的猜測溝通對象的想法跟思考模式,進而選擇最好的方法達成溝通的目的。

我的「溝通三部曲」正是實戰歸納而出的產物。許多創業者已經受益於此框架在內外溝通上取得成績。希望我的分享也能幫助您在商場上更好地「引起興趣、共創雙贏、建立關係」。

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